허브스팟 백과사전 02. 데이터 임포트

Martech Consultant

들어가며

다양한 소스로부터 데이터를 수집하고 이를 체계적으로 관리하는 것은 비즈니스 성장의 필수 과정입니다. 하지만 CRM을 새롭게 도입하거나, 오프라인으로 대량의 고객 정보와 활동 내역을 수집해 시스템에 올바르게 통합하는 과정은 생각보다 복잡하고 많은 시간을 소모하기도 하죠.

다행스럽게도 허브스팟은 이러한 데이터 임포트 작업을 마우스 클릭만으로 쉽고 효율적으로 수행할 수 있는 기능을 제공합니다. 허브스팟으로 필요한 컨택 데이터를 임포트하고 관리하는 방법을 통해 CRM의 가장 중요한 첫단추를 제대로 끼울 수 있도록 도와드릴게요!

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잠깐! 임포트 진행 전 점검해보세요! 🔍

대량의 데이터를 임포트하는 것은 시스템에 상당한 영향을 주는 작업이기 때문에 임포트에 대한 이해도가 있는 소수의 유저만 권한을 가지고 있는 것이 좋습니다. 임포트를 수행하기 전 내가 임포트 수행 권한과, 임포트할 대상 레코드에 대한 편집권한이 있는지 확인해보세요.
(만약 필요한 권한이 없다면, 관리자에게 임포트 진행을 부탁하세요!)
임포트할 파일이 모든 필수 속성(required properties)에 대한 값을 제대로 갖추고 있는지 더블체크 해보세요. 임포트 파일을 제대로 준비하면 에러를 방지할 수 있어요.
레코드를 생성, 싱크, 연계하기 위한 유일한 방법이 임포트만 있는 건 아니에요. 다른 시스템에 있는 데이터를 양방향 동기화하고 싶다면, 데이터 동기화 기능을 활용할 수 있습니다.

데이터 임포트 방법

1. 임포트할 개체의 우측 상단에 있는 import 버튼 클릭.

2. 임포트 페이지가 나타나면 Start an import 클릭.

3. Import file from computer 선택하고 우측 하단 Next 클릭.
(Repeat a past import를 선택하면 이전과 동일한 속성대로 파일을 가져올 수 있고, Import an opt-out list를 선택하면 이메일 발송에서 제외해야 하는 컨택을 한번에 가져와 처리할 수 있어요.)

4. 가져올 파일의 개체(objects)와 활동(activities)를 선택하고, 우측하단 Next 클릭.

5. 임포트할 파일이 하나(Single file)인지 여러 개(Multiple file)인지 선택. 하나의 파일에 모든 개체의 내용이 들어있으면 싱글 파일, 각 개체나 활동이 별도의 파일로 분리된 경우에는 Multiple files를 선택.

6. 임포트할 파일을 각각 개체에 맞춰 불러오기.

7. Choose how to import 드롭다운에서 원하는 방식을 선택.
- Create and update : 파일에 있는 모든 행의 데이터를 임포트. 새로운 데이터는 신규 레코드로 생성하고, 기존에 이미 있는 레코드는 임포트 파일의 내용으로 업데이트
- Create new Contacts Only : 새로운 레코드에 해당하는 행의 데이터만 임포트
- Update existing Contact only : 기존에 이미 있는 레코드에 해당하는 행의 데이터만 임포트

Tip! 이메일, 미팅, 노트, 테스크는 임포트할 수 없어요.

8. 동일한 개체간의 연계 데이터를 임포트하는 경우에는 Same-object association 체크박스를 선택. (예, 같은 회사에 다니는 A와 B, 같은 학교에 다니는 선생님 A와 학생 B)

9. 임포트 시 파일의 첫 행을 허브스팟이 인식해 자동으로 맵핑할 수 있도록 언어 선택.

10. Next 클릭.

11. 연계된 두 개체가 두 파일에 나눠져 있는 경우에는 두 파일의 공통된 컬럼이 무엇인지 지정 (파일이 하나인 경우 이 단계 생략)
- Common /column headers found in your file 드롭다운에서 열(컬럼)을 지정.
- Which object is [common column] the unique key for? 드롭다운에서 임포트 해야 하는 속성의 개체를 선택.

12. Next 클릭.

13. 맵핑 가이드 탭을 열어 임포트를 위한 조건이 잘 갖춰졌는지 확인하고 에러 요소가 있는 경우 파일의 내용을 수정 및 보충. (예, company 개체를 create and update하도록 선택하였으나, company 임포트 파일에 기존 company와 매칭할 수 있는 식별 값인 ‘레코드 id’나 ‘company domain’ 데이터가 없는 경우 update 수행이 불가함으로 에러 발생)

Tip! 개체별 고유식별 값
기존 레코드 update에 고유 식별 값이 없는 채로 임포트 시, 에러가 발생하거나, 기존에 있는 데이터와 매칭할 수 없어 중복 데이터가 쌓일 수 있어요!
- Record ID: 모든 개체의 공통적인 고유 식별 값.
- Email: Contact의 고유 식별 값.
- Company domain name: Company의 고유 식별 값.

14. 임포트 파일의 첫 행을 기준으로 허브스팟이 자동으로 파일의 열과 허브스팟 속성을 매핑. 만약 허브스팟이 자동으로 맵핑할 대상을 찾지 못하였거나, 자동 맵핑된 속성이 맞지 않는 경우에는 드롭다운으로 직접 지정.

15. 임포트 화면의 Preview Information 컬럼은 임포트 파일의 첫 행(=헤더)를 제외한 4열까지의 값을 예시로 표시. 만약 이 때 이 값에 에러가 있으면 노란색으로 표시가 됩니다. 이런 에러들은 에러의 원인을 찾아 해결한 후 업로드. error 텍스트를 클릭하면 에러 원인 확인 가능.

16. 임포트 파일에서 가져오지 않아도 되는 열이 있다면 임포트 창 Import As의 드롭다운을 Don’t import column으로 변경. 만약 맵핑되지 않은 열은 모두 임포트하지 않는다면 우측 하단의 Don’t import data in unmapped columns 체크박스 선택.

17. 기존 레코드 update에 해당하는 경우에만 파일의 내용을 무시하고 기존 값을 유지하도록 하고 싶다면 임포트 화면 가장 오른쪽의 don’t overwrite 체크박스를 선택. 맵핑된 속성에 이미 값이 있다면 그대로 유지하고, 값이 없는 경우에만 파일의 내용으로 업데이트 진행.

18. 모든 컬럼의 맵핑이 완료되었다면 Next 클릭.

19. 임포트 작업의 이름 입력.

20. 만약 임포트하는 파일 내의 고유 식별 값이 여러 개인 경우, Property to use to find existing [Object] 드롭다운 메뉴에서 업데이트할 속성(property)을 선택합니다.

Tip! Contact 개체를 임포트 한다면, 이건 알아두세요!
- 임포트하는 컨택들을 특정 리스트에 추가하고 싶다면 Create a list of contacts from this import를 선택합니다.
- Contact 정보는 개인정보를 담고 있기 때문에 컴플라이언스 항목에 반드시 체크를 해야 합니다. 이 체크박스의 내용은 ‘해당 데이터는 구매한 개인정보가 아니며, 고객이 우리로부터 마케팅에 동의했다’는 의미입니다.
- data privacy setting이 켜져 있는 어카운트라면, set the legal basis for processing a contact’s data에서 동의를 얻은 경로에 적합한 값을 선택하세요.

21. 만약 임포트하는 속성 중에 리스트나 워크플로우에 사용되는 속성이 있다면, 리스트나 워크플로우의 number를 눌러 어디에 사용되고 있는지 반드시 체크. 특정 속성이나 리스트 이름을 기준으로 필터를 적용해서 조회 가능.

22. Finish import 클릭.

임포트 작업이 완료되면, 임포트한 개체의 메인 페이지에서 이제 임포트한 레코드들을 볼 수 있어요. 임포트 작업을 실행하고 나면 작업에 대한 결과, 분석 그리고 삭제 작업도 가능합니다. 만약 임포트 과정 중 에러가 발생했다면, 발생할 수 있는 모든 에러 케이스에 대한 해결책을 담고 있는 임포트 에러 트러블슈팅 페이지를 참고해서 해결해보세요! (임포트 에러 트러블슈팅에 대한 내용도 곧 포스팅할 예정입니다.)

[▼튜토리얼 영상으로 더 쉽게 배우기▼]